Quelqu’un qui débute un projet d’affaires ou qui est travailleur autonome depuis un certain temps finit inévitablement par se poser cette question : devrais-je m’incorporer? L’autre option bien connue est d’opérer son entreprise en son nom personnel, et donc d’enregistrer ce qu’on appelle une entreprise individuelle.

Les deux comportent leurs avantages et inconvénients. Au niveau fiscal, le choix dépendra principalement du revenu de l’entreprise. Même si les avantages fiscaux sont ceux qu’on entend le plus souvent pour vanter l’incorporation, il y en a plusieurs autres qui ne font aucun doute.

1. Incorporation ou entreprise individuelle?

L’incorporation présentes deux types d’avantage : ceux qui sont d’ordre fiscal et qui touchent donc l’imposition de l’entreprise, et ceux qui sont d’ordre commercial. Ainsi, il est possible qu’une entreprise en démarrage ne génère pas assez de revenu pour que ce soit fiscalement avantageux de s’incorporer, mais cette entreprise pourrait avoir d’autres raisons de vouloir le faire. En voici quelques-unes :

• La société par actions (synonyme de l’entreprise incorporée) est une entité distincte de ses membres, ce qui veut dire que ceux-ci ne sont généralement pas responsables des actes de l’entreprise, qui a ses propres actifs et ses propres dettes. Ce n’est pas le cas pour une entreprise individuelle.
• La société par actions est encadrée par des lois et des règlements internes qui prévoient ce qui arrive dans certaines situations, par exemple le décès de celui qui contrôle l’entreprise. Ses héritiers pourront continuer les opérations ou vendre les actions, et ce choix n’existe pas dans le cas d’une entreprise individuelle, qui s’éteint avec le décès de son dirigeant.
• Il est souvent plus facile d’obtenir une source de financement lorsqu’on est incorporé. Les institutions financières ne considèrent pas les dettes des actionnaires pour l’octroi de financement puisque la société par actions est une entité distincte.
• En général, que ce soit aux yeux des investisseurs ou des clients potentiels, une entreprise incorporée projette une image plus sérieuse qu’une personne qui exploite personnellement son entreprise.

L’avantage fiscal principal d’être incorporé est le taux d’imposition avantageux. En effet, celui se trouve entre 17% et 22% pour les premiers 500 000$ de revenu imposable d’une entreprise exploitée activement. Même pour le revenu imposable excédant la barre des 500 000$, le taux d’imposition dépasse à peine le 26%. Comme mentionné, ces taux s’appliquent pour une entreprise exploitée activement, ce qui exclut par exemple les revenus qui proviennent de loyer. Ceux-ci sont imposés à environ 50%.

Pour plusieurs personnes, le taux d’imposition des entreprises est donc plus avantageux que le taux progressif réservé aux particuliers. La situation la plus intéressante est lorsque l’entreprise génère plus d’argent que ce qui est nécessaire pour faire vivre les actionnaires. On conseille alors de laisser le surplus d’argent dans la société par actions pour qu’il soit imposé au petit taux et éventuellement réinvesti.

Un autre avantage majeur de la société incorporée est la possibilité de protection d’actifs. Comme mentionné précédemment, la société incorporée a son propre patrimoine d’actifs et de passifs. Pour une personne qui pratique des activités à risque d’engager sa responsabilité, et donc qui augmentent les risques de poursuite, il est important d’isoler ses biens personnels des biens de l’entreprise. De cette façon, si l’entreprise est poursuivie en justice, les biens du dirigeant ne peuvent être saisis. De la même façon, si une personne pratique plusieurs activités différentes, il sera pertinent d’isoler chaque activité dans une entreprise incorporée distincte afin d’isoler tous les actifs.

La décision de s’incorporer ou non dépend donc de plusieurs facteurs fiscaux, mais aussi d’autres principes commerciaux. Les inconvénients de l’incorporation sont d’ailleurs peu nombreux. Les frais de l’incorporation provinciale sont d’un peu plus de 330$, auxquels il faut ajouter des frais comptables pour produire des états financiers et un rapport d’impôt annuel.

Une fois la décision prise, il est temps de procéder à la création de l’entreprise. L’entreprise individuelle étant très simple à enregistrer, la suite de cet article ne portera que sur les étapes de création d’une entreprise incorporée.

2. Création et enregistrement au registre des entreprises

Plusieurs formalités légales doivent être remplies pour qu’une entreprise soit incorporée en bonne et due forme. Bien que ce soit possible pour une personne de remplir soi-même ces formalités, il est fortement recommandé de consulter un avocat ou un notaire pour le faire. Cela évitera probablement des erreurs ou des oublis qui peuvent mener à des conséquences fâcheuses dans le futur.

L’enjeu principal est d’être considéré comme un émetteur fermé. Pour avoir le droit d’obtenir du financement plus librement auprès d’investisseurs potentiels, il faut respecter plusieurs dispositions du Règlement 45-106 sur les dispenses de prospectus. Si ce n’est pas fait, l’entreprise sera considérée comme une société ouverte et le processus de financement sera compliqué et coûteux.

La réalité est que lorsqu’une personne remplit les formulaires pour enregistrer son entreprise au registre des entreprises, le Registraire ne peut refuser que si le nom choisi ne respecte pas les critères. Si le nom est trop semblable à un nom qui existe déjà, ou s’il n’est pas conforme à la Charte de la langue française, par exemple, le Registraire refusera d’incorporer l’entreprise.

Il ne refusera pas s’il manque la documentation légale nécessaire pour être considéré comme un émetteur fermé, ce qui peut être lourd de conséquence pour quelqu’un qui ne connaît pas les formalités à remplir.

3. Organisation des livres et registres corporatifs

Une entreprise incorporée a l’obligation de conserver des registres corporatifs, souvent regroupés dans ce qu’on appelle le livre des minutes. Ce livre contient entre autres le certificat de constitution de l’entreprise, la liste des actionnaires et administrateurs, les certificats d’actions et les résolutions adoptées par les membres.

Pour ne pas risquer de sanctions, l’entreprise doit tenir à jour tous ces registres. Ce n’est pas si compliqué, dans la mesure où le livre a été organisé de la bonne façon dès le départ. Les avocats et notaires offrent souvent le service d’organisation de départ du livre des minutes et il est conseillé de faire affaire avec un professionnel en la matière. Il est également recommandé d’organiser le livre des minutes dès la création de l’entreprise.

4. La convention d’actionnaires

Une fois les démarches complétées pour enregistrer l’entreprise et le livre des minutes organisé, il faut penser à encadrer les relations entre les personnes qui retirent des bénéfices de l’entreprise, c’est-à-dire les actionnaires.

Contrairement aux autres étapes énumérées dans cet article, la convention d’actionnaires n’est pas obligatoire. Par contre, les lois corporatives qui permettent de créer des entreprises sont incomplètes au niveau des relations entre les actionnaires, ce qui rend presque nécessaire l’existence d’une convention d’actionnaires dès qu’il y a plus d’une personne qui retire un bénéfice de l’entreprise.

Que se passe-t-il si un actionnaire désire vendre ses parts dans l’entreprise? Peut-il les vendre à une personne extérieure, ou doit-il les offrir d’abord à une personne qui possède déjà des actions? Et qu’arrive-t-il en cas de décès d’un actionnaire? Ses actions sont-elles transmises à ses héritiers? À quel moment un investisseur a-t-il le droit de reprendre sa mise de fonds initiale?

Ce sont toutes des questions qui ne sont pas abordées dans les lois corporatives. Si on n’y répond pas dans une convention, une multitude de situations risquent de mener à un conflit entre les actionnaires, ce qui n’est évidemment pas souhaitable. C’est donc exactement l’objectif de la convention d’actionnaires : prévoir à l’avance les situations qui peuvent arriver dans une relation d’affaires et déterminer les solutions qu’on appliquera si elles surviennent.

Cela résume les principales étapes de la création d’une entreprise incorporée. Pour toute question par rapport au choix de l’incorporation ou de l’entreprise individuelle, ou pour une aide professionnelle concernant la création d’une entreprise, n’hésitez pas à nous contacter!